One of our owners and neighbours, Carol Edgar, has kindly volunteered to translate the Phase 1 2009 AGM minutes and 2010 AGM agenda into French. Please note that since translation can change meaning, the English versions of these documents should be considered the official versions. However, we are providing these French versions here, in the hopes that it will be useful to some owners.
PROCÈS-VERBAL
ASSEMBLÉE ANNUELLE GÉNÉRALE
OTTAWA-CARLETON STANDARD CONDOMINIUM CORPORATION No 668 (OCSCC No 668)
LE JEUDI 18 MARS 2009, 19h00
SALLE DE RÉCEPTION, 383, RUE CUMBERLAND, OTTAWA (ONTARIO)
Personnes présentes à la table d’honneur
Brian Pirie Président, Conseil d’administration, copropriété East Market
Kenny Golanowski Viceprésident, Conseil d’administration, copropriété East Market
Dorothy Church Agente de gestion foncière, Condominium Management Group (CMG)
Christy Allen Présidente de l’assemblée; cabinet d’avocats Nelligan, O’Brien, Payne
Tuan Le Vérificateur; cabinet de comptables agréés Ouseley Hanvey Clipsham
Deep (OHCD)
Kimberly Renwick Secrétaire de l’assemblée; CMG
1. Convocation
Madame Christy Allen, présidente de l’assemblée, convoque l’assemblée générale annuelle des propriétaires à 19h00. Elle demande que trois personnes se proposent comme scrutateurs du vote à être tenu plus tard dans la soirée.
Les trois personnes suivantes se proposent : Madame Pirie (unité 1301); Madame Grant (unité 1007); et Monsieur Grenier (unité 1304).
2. Confirmation du quorum
Madame Allen confirme la représentation de 38 unités en personne ou au moyen de procurations, et constate donc que le quorum (qui est de 25% des propriétaires) est atteint.
Il est proposé par Monsieur Staples (unité 1402) et appuyé par Madame Mainville (unité 604) que Madame Allen du cabinet d’avocats Nelligan, O’Brien, Payne préside l’assemblée. La motion est adoptée.
3. Confirmation d’avis de convocation
Madame Allen confirme que l’avis de convocation a été distribué à tous les propriétaires, comme la Loi de 1998 sur les condominiums de l'Ontario l’exige, le 3 mars 2009.
4. Présentations
Madame Allen présente les personnes présentes à la table d’honneur.
5. Procès-verbal de la plus récente assemblée annuelle générale, tenue le 8 janvier 2008
Il est proposé par Madame Mainville (unité 604) et appuyé par Madame Pirie (unité 1301) que ce procès-verbal soit adopté. La motion est adoptée.
Madame Negi (unité 1204) note que ce procèsverbal ne rend pas compte de tous les détails de la discussion qui a eu lieu concernant le projet d’amélioration des salles communes. Elle exprime le désir que le procèsverbal de l’assemblée actuelle rende compte de ses objections.
La propriétaire d’une unité à la Phase II note la possibilité que le procèsverbal de l’assemblée de 2008 ne rende pas compte de ses objections, étant donné le vote d’aller de l’avant avec les améliorations en question. La motion est adoptée.
6. Présentation des états financiers vérifiés
Monsieur Tuan Le de OHCD présente les états financiers vérifiés pour l’année financière se terminant le 30 septembre 2008.
Monsieur Grenier (unité 1304) se renseigne sur la politique de placement applicable aux copropriétés. En réponse, Mr. Le indique que, comme la Loi de 1998 sur les condominiums de l'Ontario l’exige, les copropriétés ne peuvent investir que dans des certificats garantis de placement (CGP) ou des obligations d’État.
Monsieur Grenier (unité 1304) se renseigne sur la dépense supplémentaire au titre d’enlèvement des déchets. Madame Church confirme que, à Ottawa, tous les grands blocs et toutes les copropriétés sont obligés de payer pour l’enlèvement des déchets. Elle ajoute que, à l’avenir, toutes les maisons unifamiliales auront le même obligation.
Madame DoucettePréville (unité 808) demande pourquoi un montant de 75 000 $ a été transféré au fonds de réserve. Monsieur Pirie explique qu’il y a eu un grand surplus au fonds d’exploitation et un léger déficit au fonds de réserve. Il ajoute que, contrairement au fonds d’exploitation, le fonds de réserve génère du revenue d’intérêt.
7. Nomination d’un vérificateur pour l’année financière se terminant le 30 septembre 2009
Il est proposé par Madame Mainville (unité 604) et appuyé par Mr. Staples (unité 1402) que OHCD soit nommé vérificateur pour l’année financières se terminant le 30 septembre 2009. La motion est adoptée.
8. Rapport du président
Monsieur Pirie remercie toutes les personnes qui se sont présentées à l’assemblée. Le Conseil d’administration et les propriétaires remercient l’agente de gestion foncière Madame Church, le surintendant Monsieur Gabriel Domenico, et la membre par intérim du Conseil d’administration Madame Andrea Grant, pour leur travail ardu et leur engagement. L’assemblée applaudit.
En résumé, Monsieur Pirie fait rapport sur les point suivants :
le nouveau budget pour les salles communes;
la bonne santé financière de la copropriété;
l’activité du Canadian Condominium Institue (CCI) à laquelle les membres du Conseil d’administration ont participé;
les rénovations terminées au gymnase, à la salle de jeux et à la salle de conférence;
la mise à jour des certains règles et règlements, et la mise à jour proposée d’autres;
la possibilité de construction d’un nouveau bloc en face de la copropriété;
la recherche de bénévoles pour siéger aux comités suivants :
le comité de la sécurité
le comité sur l’amélioration des salles communes
le comité sur la communication
le comité sur l’énergie
le comité social;
le remplacement des porte-clés électroniques, prévue pour la miavril environ;
l’évaluation du bloc, maintenant en cours;
le nettoyage du garage et des fenêtres, complété au printemps;
la révision semiannuelle proposée des ventilo-convecteurs;
la discussion d’idées pour la communication de messages du Conseil d’administration aux propriétaires, maintenant en cours;
le besoin de lire les bulletins émis, qui donnent des renseignements utiles.
9. Élection de membres du Conseil d’administration
Un poste au conseil d’administration est à combler, avec un mandat de de trois ans.
Les candidatures de Madame Saloni Negi et Monsieur Rob Martin ont été proposées avant l’assemblée. Madame Allen demande s’il y a d’autres mises en candidature; il n’y en a pas.
Chaque candidat parle aux propriétaires réunis de sa motivation pour devenir membre du Conseil d’administration.
Madame Allen demande aux personnes présentes de remplir leur bulletin de votes. Les scrutateurs du vote comptent les bulletins. Suite au compte des bulletins de vote, on accueille Monsieur Martien au Conseil d’administration.
Il est proposé par Madame Mainville (unité 604) et appuyé par Monsieur Alwanti (unité 610) que les bulletins de vote soient détruits après 90 jours. La motion est adoptée.
10. Discussion générale
Madame Church remercie tous et toutes les propriétaires pour leur appui et affirme qu’il lui fait plaisir de travailler avec les propriétaires de la copropriété. Elle présente deux représentants de la compagnie Baxtec Mechanical, invités à l’assemblée pour répondre à toute question concernant le système de chauffage, de ventilation et de climatisation. Elle confirme aux propriétaires que l’agence Tarion n’a pas fermé le dossier en ce qui concerne ce système è la copropriété.
On se renseigne au sujet de la date du changement du chauffage à la climatisation, étant donné qu’il fait très chaud dans plusieurs unités. Les représentants de Baxtec indiquent que ce changement n’aura pas lieu toute de suite parce qu’il est impossible de faire fonctionner l’unité de refroidissement durant l’hiver. Ce changement aura lieu quand il fera plus chaud.
Une propriétaire se demande s’il est possible de placer le thermostat ailleurs dans son unité pour assurer une lecture plus exacte de la température. Les représentants de Baxtec indiquent que c’est possible. Madame Church ajoute qu’un tel changement serait aux frais de la propriétaire.
Le propriétaire du salon de coiffure Hair Tango note que, devant l’impossibilité d’ouvrir les fenêtres dans son local, il a acheté un climatiseur au coût de 5 000 $; il le fait fonctionner même l’hiver et il fait toujours trop chaud. madame Church et les représentants de Baxtec confirment qu’ils s’en renseigneront dans un proche avenir.
Madame Negi (unité 1204) demande ce que les propriétaires peuvent faire pour faire baisser la température intérieure dans le bloc, par exemple faire installer une pellicule sur les fenêtres. Monsieur Pirie explique que le Conseil d’administration s’est déjà renseigné sur différentes possibilités de solution, mais ne veut pas aller de l’avant avec l’une ou l’autre avant confirmation de la responsabilité du constructeur. One fois cette information reçue du constructeur, le Conseil d’administration pourra prendre une décision éclairée avec l’appui des ingénieurs de Baxtec.
Le propriétaire d’une unité à la Phase II note qu’une pellicule sur les fenêtres ne serait peutêtre pas la meilleure idée étant donné que certaines pellicules causent un stress aux fenêtres, ce qui risquerait d’annuler la garantie applicable aux fenêtres.
Un propriétaire note qu’il y a beaucoup de poussière dans son unité. Madame Church confirme qu’elle envoie une commande pour des filtres à air supplémentaires à être installées dans les corridors et les bouches d’admission d’air.
Un propriétaire demande aux représentants de Baxtec si le système de chauffage, de ventilation et de climatisation est assez grand pour le bloc étant donné la grande surface des fenêtres. Madame Church note que le Conseil d’administration attend une réponse du constructeur et de l’agence Tarion à cet sujet.
Madame Grant (unité 1304) demande quelle est la source de l’air dans les corridors. Les représentants de Baxtec confirment qu’il s’agit de l’air qui vient de l’extérieur et qui est filtré.
Madame Church fait rapport sur les points suivants :
l’engagement de la firme d’ingénierie Trow pour vérifier l’état de la membrane au garage, dont la condition s’empire;
la bonne nouvelle que, selon un contrôle effectué par les ingénieurs, la fente au garage est normal et ne s’est pas agrandie;
l’obligation de fournir à l’agente de gestion foncière une copie du bail dans le cas d’unités louées;
la nécessité d’une inspection des balcons, dont un avis sera envoyé aux propriétaires;
le bonne nouvelle que la copropriété installera des installation de compteurs individuelles d’électricité et que le fournisseur de ce service offrira une séance d’information détaillée.
Monsieur Alwani (unité 610) note que la barre transversale au gymnase est brisé. Madame Church confirme qu’une barre de remplacement et quelques autres articles ont été commandés.
Un propriétaire demande quoi faire si son stationnement est occupé par quelqu’un d’autre. Madame Church note qu’un représentant de l’entrepreneur de veille du stationnement Murray & Murray est disponible 24 heures par jour, sept jours par semaine. Elle ajoute qu’on peut également faire appel à l’agente de gestion foncière ou au surintendant.
Monsieur Sayao (unité 608) note qu’il n’y a pas beaucoup de stationnements pour les visiteurs. Madame Church note que le Conseil d’administration se renseigne sur des possibilités de solution.
Madame Scherbakova (unité 408) propose qu’une des caméras soit braquée sur les stationnements pour visiteurs, ce qui permettra aux propriétaires de voir la disponibilité de places lors de l’arrivée de visiteurs.
Un propriétaire note que l’eau chaude et la pression de l’eau manquent à l’occasion. Madame Church lui demande de lui envoyer un courriel lorsque cela arrive. Un autre propriétaire note que cette situation peut être causée par une forte utilisation à certaines heures de la journée, par exemple de 7h30 à 8h00 le matin.
Madame Grenier (unité 1304) demande quoi faire si un individu s’introduit dans le bloc à la suite d’un propriétaire, d’un résident ou d’une résidente, à l’entrée du garage ou à l’entrée principale. Madame Church conseille d’appeler le surintendant durant le jour et d’appeler la police si on se sent le moindrement menacé.
Monsieur Sayao (unité 608) note qu’il arrive que l’intercom ne fonctionne pas. Madame Church demande qu’on lui envoie un courriel lorsque cela arrive. Elle ajoute que la compagnie DTech est déjà venue s’en occuper et qu’elle ignorait que l’intercom continue à mal fonctionner.
Le propriétaire du salon Hair Tango (unité 104) note que, la lumière è l’extérieur de son unité étant éteinte, il y fait très noir et des individus s’y cachent. Madame Church confirme qu’elle s’en occupera.
Madame Church informe les propriétaires qu’un résumé du procèsverbal sera affiché au site Internet de la copropriété pour leur information. Elle ajoute qu’on a demandé à tous les propriétaires des unités commerciales de se conformer aux règlements de la copropriété concernant l’affichage extérieur.
Monsieur Martin (unité 1102) se renseigne sur le statut du commerce inutilisé. Monsieur Pirie note que ce commerce appartient à un propriétaire mais n’est pas utilisé en ce moment.
Madame Seto (unité 903) demande si les propriétaires des unités commerciales ont le droit de faire du porteàporte dans la copropriété pour annoncer leurs services. Madame Church indique qu’elle discutera cette question avec le Conseil d’administration.
Monsieur Martin (unité 1102) se demande comment éviter de recevoir du courrier poubelle. Madame Church note une possibilité de solution selon laquelle Postes Canada ne livrera pas de dépliants publicitaires ni de courrier poubelle à des boîtes postales arborant un collant rouge.
Un propriétaire demande comment visionner le garage ou le vestibule du bloc si on n’est pas abonné au câblodistribution. Monsieur Pirie note qu’il arrive que ce service ne fonctionne pas.
11. Ajournement
Il est proposé par Madame Mainville (unité 604) et appuyé par Mr. Grenier (unité 1304) que l'assemblée soit levée. L’assemblée est levée à 21h00.
AVIS DE CONVOCATION
ASSEMBLÉE ANNUELLE GÉNÉRALE
OTTAWA-CARLETON STANDARD CONDOMINIUM CORPORATION No 668 (OCSCC No 668)
Veuillez prendre note que l’assemblée annuelle générale des propriétaires de l’OCSCC No 668 aura lieu :
Date : Le mardi 23 mars 2010
Heure : Inscription à 18h45; début de l'assemblée à 19h00
Lieu : Salle de réception, 383, rue Cumberland, Ottawa (Ontario).
ORDRE DU JOUR
ASSEMBLÉE ANNUELLE GÉNÉRALE
OTTAWA-CARLETON STANDARD CONDOMINIUM CORPORATION No 668 (OCSCC No 668)
1. Convocation; nomination de scrutateurs de vote
2. Confirmation de quorum
3. Confirmation d'avis de convocation
4. Présentations
5. Approbation du procès-verbal de la plus récente assemblée annuelle générale tenue le 19 mars 2009
6. Présentation des états financiers vérifiés
7. Nomination d'un vérificateur ou d'une vérificatrice pour l'année financière 2009-2010
8. Rapport du président du Conseil d'administration
9. Élection d’un membre du Conseil d'administration
10. Étude de nouvelles affaires; discussion générale
Enquêtes concernant le bâtiment
11. Ajournement